1. Започни с целта – преди всичко, дефинирай каква е целта на твоето събитие. Искаш да обучиш група хора, или пък да създадеш среда за обмяна на контакти и идеи? Или пък трябва да представиш доклад, изложба, нов продукт?

Отговаряйки си на този въпрос в началото, ще съумееш да се спреш на подходящия формат за провеждане на твоето събитие. Веднъж избистрил формата, много по-лесно ще избереш пространството, от което имаш нужда.

2. Избери най-удобното пространство – разбира се, локацията е ключова. На база каква аудитория очакваш и с какво планираш да я ангажираш, прецени дали ще ти трябва голямо отворено пространство с повече въздух, зала с подредени столове тип амфитеатър или пък класическа кино подредба. В Щрак, например, на хора като теб, които планират провеждането на събитие в сърцето на София, предлагаме различни типове подредба така, че всяко събитие, независимо от формата, да протече възможно най-комфортно. Разгледай примерни подредби тук. 

Полукръг/амфитеатър

Кино

• Локация: къде точно се намира мястото, има ли удобен градски транспорт до него, как е уредено паркирането в района, има ли табела и указания отвън?

• Достъпност: на партер ли се намира залата, има ли подстъп за инвалидни и детски колички? Ако е на по-горен етаж, има ли асансьор, ескалатор и тн?
• Удобства: добре осветена ли е залата, има ли естествена светлина. Проветриво ли е пространството, има ли опасност от излагане на течение на гости и говорители. Как стои въпросът с отопление/охлаждане в съответните сезони?
• Допълнителни улеснения: ориентирай се към пространство, което предлага допълнителни услуги. В Щрак освен зала, на разположение имаш кафе-бистро и магазин с продукти с кауза от ДарПазар, идеални за корпоративни подаръци. Подобен тип екстри под ръка значително могат да намалят разходите ти по поръчка на услуги и продукти от външни подизпълнители. А говорейки за разходи ...

3. Бюджетиране – при възможност, изясни пълния бюджет, с който разполагаш за целите на провеждане на събитието. Така още от самото начало ще знаеш какъв тип пространство можеш да си позволиш, както и от какви допълнителни услуги ще можеш да се възползваш. Съветваме те да разбиеш бюджета си на категории:

• Наем на самото място: В Щрак можеш да ползваш голямата ни зала за различни събития на цена от 100 лв. на час, една от най-ниските цени в тази категория в центъра на София.  Пълния ни пакет с допълнителни удобства, виж тук.
• Кетъринг: предвиждаш ли закуска/обяд/вечеря или пък лека кафе пауза. Може би вечерен кокетейл? Не забравяй, че кетърингът може да изяде ;) сериозно перо от общия ти бюджет. В Щрак можеш да формираш изцяло поръчково преживяване от виртуозните менюта на 3 кулинарни социални предприятия – кетъринг Bon Appétit, JAMBA и Бистро Каристо.

• Оборудване: дали ще имаш нужда само от базисната събитийна техника – лаптоп и мултимедия? Или ще ти трябва озвучаване с микрофони и фонова музика, стрийминг, кабина със симултанен превод и др.?
• Брандинг и декорации: Помисли дали ще ти трябват банери, флагове, фотостена и др. В Щрак, например, можем да изрисуваме с тебешири огромна черна стена, инкорпорирайки твоето лого, типография и послания с брандинга на твоята инициатива.

• Маркетинг и комуникация: не забравяй, че все пак хората някак трябва да разберат за твоето събитие, освен ако не е вътрешно такова и ще го провеждаш при затворени врати. Но ако целиш външни посетители, задели си рекламен бюджет за дигитална кампания и не пропускай да поканиш Щрак за co-host във Facebook event-a. Прецени също така дали ще имаш нужда от професионален фотограф и/или видеограф, каквито предлагаме и при нас.
• Други: задели процент от общия си бюджет за перо непредвидени харчове. Така ще си спокоен, че когато един от ключовите лектори ти се обади, че полетът му закъснява и че за да стигне навреме, трябва да си хване такси от летището, ще можеш да покриеш този разход.

4. Създай подробен списък / чеклист

5. Промотиране на събитието

• Създай Facebook event и покани на първо място твоите последователи и фенове;
• Разтърси се из Facebook групите и намери тематични такива, в които да споделиш информация и покана за твоето събитие. Гледай темата на групата все пак да съвпада с типа събитие, което организираш;
• Имаш сайт на твоята организация/бизнес? Напиши кратък блог пост по темата, която ще обсъждаш в рамките на събитието. Не забравяй да включиш накрая и призив за регистрация/закпуване на билет за предстоящото събитие;
• Имейл кампания – имаш списък с контакти на твоята организация или бизнес – използвай ги таргетирано. В най-добрия случай, това са твоите топли аудитории – тези, които са най-склонни да чуят какво имаш да им кажеш;
• Early Birds – ако събитието е с вход, предложи по-ниска или пакетна цена за първите Х бр. души, които се регистрират;

6. Създай и следвай реалистична времева линия

• 3 месеца преди събитието: избери дата, резервирай пространство. Започни линия на комуникация тип Save the date.  На повечето места ще трябва да заплатиш капаро, което обичайно е процент от сумата за наем на залата за избраните часове.
• 1-2 месеца преди събитието:  Дръж връзка с домакините на пространството, изговорете всички детайли – формат, подредба, техника, списък с гости, договори, фактури.
• 2-3 седмици преди събитието: активно разпращай покани, комуникирай. Краен срок да поръчаш банери и друг тип брандинг за ивента.
• 1 седмица преди събитието:  посети отново пространството, тествай техника, подредба, подготви финален сценарий (последователност), изговори всякакви други дребни детайли с домакина.
• Деня на събитието: ела в Щрак рано, не чакай последния половин час преди официалното начало. Провери дали домакинът може да осигури достъп предната вечер, за брандиране на пространството. Увери се, че всичко е така, както е планирано и че няма непредвидени проблеми и предизвикателства. Дишай – начало! ;)

7. Ангажирай посетителите

• Планирай в сценария време за мрежуване – неформални разговори и обмяна на контакти. Обичайно това се случва повреме на кафе паузи или лек коктейл, каквито правим и в Щрак;
• Ако форматът на събитието позволява – разделяй хората на работни/творчески групи и ги провокирай да споделят, да говорят, да измислят заедно;
• Фото ъгъл/стена – доказан метод да предразположиш хората да се снимат и да споделят кадри в социалните мрежи. Измисли забавен хаштаг, който гостите да използват.

8. След събитието